Dokumenty z různých zdrojů a formátů
Do společnosti přicházejí soubory PDF, fotografie, skeny, přílohy e-mailů a soubory od dodavatelů bez jediného vstupního standardu.
Služby / AI OCR, KSeF a pracovní postupy
Dokumenty přestanou obíhat poštou a skončí tam, kde mají být.
Pokud faktury, účtenky a účty přicházejí z více míst, lidé ručně přepisují data a stav dokumentu je záhadou, vyřešíme to. Dokument spadá do jednoho procesu, je přečten, nasměrován správné osobě a předán dál bez nahánění souborů.
Polské a zahraniční faktury, účtenky, účty, akceptace a příprava pro KSeF bez ručního chaosu.
Problém / chaos v dokumentech
Problém nezačíná u KSeF, ale již dříve - chaotickým oběhem dokumentů.
V mnoha firmách se dokument dostane do e-mailu, pak do PDF, pak k dalšímu člověku a nakonec ho stejně někdo přepisuje ručně. Čím větší rozsah, tím více zpoždění, zmatků a otázek: kdo to má zkontrolovat, kde to je a zda je v pořádku pokračovat dál.
Ruční přepis dat
Tým přepisuje částky, data, čísla dokladů, protistrany a položky, což zabírá čas a zvyšuje počet chyb.
Nedostatek kontroly stavu a procesu
Společnost neví, zda byl dokument přečten, přijat, odeslán, odmítnut nebo připraven k dalšímu kroku.
Zahraniční faktury a různé jazyky
Dokumenty od zahraničních dodavatelů mají odlišné uspořádání, měny, jazyky a nomenklaturu, takže jejich zpracování vyžaduje další výklad.
Přijímání e-mailů a rychlých zpráv
Rozhodnutí o schválení dokumentu jsou rozptýlena mezi e-mailovou schránku, list, komunikátor a telefon.
Chyby, výjimky a problémy s KSeF
Když jsou data špatně připravena, dokument se vrací zpět, čeká nebo blokuje další osoby, místo aby bez problému pokračoval dál.
Rozsah služby
Co přesně se změní, když dáte své dokumenty do pořádku?
Rozvrhneme celý tok dokumentů od okamžiku, kdy dorazí do společnosti, až po jejich zaúčtování a další práci. Tým tak nemusí hledat soubory napříč schránkami, nepřepisuje několikrát stejné údaje a vždy vidí, co je třeba udělat dál.
01
Vkládání dokumentů
Příjem dokumentů z e-mailů, souborů PDF, fotografií, skenů a dalších zdrojů v jednom strukturovaném vstupu procesu.
02
Čtení dat bez ručního přepisu
Nejdůležitější informace z dokumentu se načtou automaticky, takže je tým nemusí psát od začátku.
03
Nakládání se zahraničními dokumenty
Dokumenty z jiných zemí lze také roztřídit a připravit pro další práci bez dalšího chaosu.
04
Přijetí a stavy
Dokument se dostane ke správným lidem, má jasný status a neztratí se po cestě, ani když se vyskytnou výjimky.
05
ERP, účetnictví a integrace
Dokument nekončí svůj život v příloze. Pokračuje tam, kde na něm společnost skutečně pracuje.
06
Příprava na KSeF a úplná kontrola stavu
Vidíte, co bylo zkontrolováno, co čeká na rozhodnutí a co je připraveno k dalšímu kroku, a to i v rámci KSeF.
Můžeme začít v malém: s pořádkem u vchodu. Pak přidáváme přejímky, účetnictví a další fáze, aniž bychom vše převrátili najednou.
Jak proces vypadá
Od přijetí dokladu po zaúčtování bez prostojů a spuštění po schválení
Nejde jen o čtení souboru. Jde o to, aby dokument hladce prošel firmou, neblokoval lidi a nevracel se několikrát k opravě.
01
Zadávání dokumentů
Faktura, účtenka nebo účet se do procesu dostanou z e-mailu, PDF, skenu, fotografie nebo jiného zdroje.
02
Čtení dat
Nejdůležitější informace jsou z dokumentu vybrány a připraveny pro další práci bez nutnosti ručního psaní.
03
Kontrola a objednávka
Pokud se jedná o cizí nebo nestandardní dokument, pomůžeme vám ho uspořádat tak, aby se s ním dalo bezpečně pracovat.
04
Přijetí a stavy
Správní lidé dostanou dokument k rozhodnutí a společnost vidí, zda něco stojí, couvá nebo čeká na další krok.
05
ERP, účetnictví a KSeF
Po kontrole se doklad předá do účetnictví, systému nebo do další fáze bez ručního přenosu dat.
Účinky a přínosy
Co získáte, když dokumenty konečně začnou fungovat jako proces, a ne jako problém.
Největší změnou není to, že systém něco přečte. Největší změnou je, že lidé přestanou hasit požáry kolem dokumentů a firma získá rychlost a kontrolu.
Méně ruční práce
Tým nemusí přepisovat data z PDF, skenů, fotografií a cizích dokumentů, takže se může soustředit na podstatnou práci namísto rutinních úkolů.
Méně chyb a výjimek
Automatické rozpoznávání a standardizace dat snižuje počet chyb a problémů vyplývajících z ruční manipulace s dokumenty.
Rychlejší pracovní postupy
Dokument rychleji přechází od zadání ke schválení, zaúčtování a dalším krokům v procesu, což urychluje práci celého týmu.
Lepší kontrola stavů
Společnost vidí, kde se dokument nachází, kdo má učinit další krok a kde došlo k výjimce nebo zpoždění.
Méně problémů s KSeF a úředními požadavky
Strukturovaný pracovní postup, validace dat a řízení procesů pomáhají lépe připravit společnost na požadavky digitálního pracovního postupu a KSeF.
Více dokumentů bez chaosu
Při větším počtu dokumentů nemusí společnost zvyšovat manuální práci úměrně objemu, protože proces je automatizovanější a předvídatelnější.
Nejdůležitější účinek
Dokument přestane být problémem, kterého se všichni chtějí zbavit, a začne být strukturovanou součástí práce firmy.
Pro koho
Pro které společnosti je OCR AI a strukturované pracovní postupy s dokumenty nejlepší.
Tato služba je určena pro firmy, které chtějí omezit ruční práci s dokumenty a spojit čtení dokumentů s účetnictvím a KSeF. Nejvíce ji využijí tam, kde jsou doklady pro tým každodenní zátěží.
Společnosti s velkým počtem dokumentů
Pro organizace, kde se denně objevují faktury, účtenky a účty a začínají blokovat provozní a účetní práci.
Společnosti se zahraničními doklady
Pro týmy, které pracují s fakturami od zahraničních dodavatelů a potřebují číst, organizovat a pracovat s překladem dat.
Společnosti s distribuovanými pracovními postupy
Pro firmy, kde dokumenty kolují mezi e-maily, messengery, listy a různými lidmi bez jednotného postupu nebo stavu.
Společnosti, které chtějí kombinovat čtení dokumentů, účetnictví a KSeF
Pro organizace, které nechtějí zavádět samostatné nástroje pro každou fázi, ale chtějí mít jeden proces od přijetí dokumentu až po jeho odeslání.
Toto řešení má smysl, pokud...
- dokumenty přicházejí do společnosti ve více formátech,
- Tým ručně přepisuje data z PDF a fotografií,
- Objevují se polské a zahraniční dokumenty,
- chybí status, akceptace a řízení procesu,
- Společnost chce propojit doklady s ERP, účetnictvím nebo KSeF.
ČASTO KLADENÉ DOTAZY
Nejčastější dotazy týkající se OCR AI, dokumentů a přípravy na KSeF
To jsou otázky, které nejčastěji slýcháme od firem unavených ručním přepisováním, honbou za schválením a chaosem kolem dokumentů.
Funguje služba pouze pro faktury, nebo také pro účtenky a účty?
Služba se může týkat nejen faktur, ale také účtenek, účtů a dalších nákladových dokladů, pokud jsou součástí procesu, který chcete organizovat.
Čte AI také zahraniční dokumenty?
Ano, to je jedna z důležitých oblastí této služby. Může se jednat o dokumenty od zahraničních dodavatelů, v různých jazycích, měnách a s různým uspořádáním dokumentů.
Lze dokumenty přeložit?
Ano, zahraniční doklady lze pracovně přeložit a uspořádat, aby se usnadnila další operativní a účetní práce.
Spolupracuje s naším systémem ERP nebo účetním systémem?
V ideálním případě by měl dokument přejít přímo do systému, ve kterém společnost nadále pracuje, například do účetnictví nebo online panelu. Pouhé načtení souboru nestačí, pokud pak musíte vše přepisovat ručně.
Přesouvá se každý dokument přímo do KSeF?
Ne vždy. V praxi je třeba rozlišovat mezi vstupním dokumentem, interním oběhem, validací a pouze následnými činnostmi KSeF v závislosti na typu procesu a dokumentu.
Co se stane, když se v dokumentu vyskytne chyba nebo výjimka?
Dobře nastavený oběh dokumentů by měl brát v úvahu výjimky, chyby a dokumenty vyžadující dodatečné rozhodnutí, nikoli je ponechávat mimo kontrolu.
Můžeme začít s OCR a přijímáním dokumentů, aniž bychom plně vstoupili do KSeF?
Ano. V mnoha společnostech je rozumnější nejprve vyřešit zadávání dokumentů, schvalování a data, než se vytvoří celý proces související s KSeF.
Jak spolupráce začíná?
Nejčastěji se začíná identifikací typů dokumentů, zdrojů vstupů, výjimek a míst, kde dnes firma ztrácí čas. Teprve na tomto základě se uspořádá nový způsob práce.
Mohou uživatelé vidět stav dokumentu?
Ano. Stav dokumentu, fáze přijetí a výjimky by měly být viditelné pro příslušné osoby ve společnosti.
Pokud dnes dokumenty zpomalují vaši firmu, ukážeme vám, jak tomu zabránit.
Nemusíte hned realizovat rozsáhlý projekt. Stačí se podívat, kde se dnes ztrácí čas, kdo ručně opravuje dokumenty a jak z toho udělat jednoduchý, řízený proces.
Po prvním rozhovoru:
- ukážeme, kde dnes unikají hodiny a kde se vyskytuje nejvíce chyb,
- poradíme vám, kde začít, abyste rychle pocítili rozdíl,
- vypracujeme jednoduchý plán pro vyřízení dokumentů, schválení a další práci.