Dokumente aus verschiedenen Quellen und Formaten
PDFs, Fotos, Scans, E-Mail-Anhänge und Dateien von Zulieferern gelangen alle ohne einen einzigen Eingabestandard in das Unternehmen.
Dienstleistung / AI OCR, KSeF und Workflow
Dokumente zirkulieren nicht mehr durch die Post und landen dort, wo sie gebraucht werden
Wenn Rechnungen, Quittungen und Rechnungen von verschiedenen Stellen eingehen, Mitarbeiter Daten manuell abschreiben und der Status des Dokuments ein Rätsel ist, schaffen wir Abhilfe. Das Dokument fällt in einen einzigen Prozess, wird gelesen, an die richtige Person weitergeleitet und weitergereicht, ohne dass Akten gesucht werden müssen.
Polnische und ausländische Rechnungen, Quittungen, Rechnungen, Akzepte und Vorbereitung für KSeF ohne manuelles Durcheinander
Problem-/Dokumentenchaos
Das Problem beginnt nicht erst bei KSeF, sondern schon früher - mit dem chaotischen Umlauf von Dokumenten
In vielen Unternehmen landet ein Dokument in einer E-Mail, dann in einer PDF-Datei, dann bei der nächsten Person, und schließlich schreibt es sowieso jemand von Hand ab. Je größer der Umfang, desto mehr Verzögerungen, Verwirrung und Fragen: wer soll es prüfen, wo ist es und ob es in Ordnung ist, weiterzugehen.
Manuelle Transkription von Daten
Das Team schreibt Beträge, Datumsangaben, Belegnummern, Gegenparteien und Positionen neu, was Zeit kostet und die Fehlerquote erhöht.
Mangel an Status- und Prozesskontrolle
Das Unternehmen weiß nicht, ob der Beleg gelesen, angenommen, gebucht, abgelehnt oder für den nächsten Schritt vorbereitet wurde.
Ausländische Rechnungen und verschiedene Sprachen
Dokumente ausländischer Lieferanten haben ein anderes Layout, eine andere Währung, Sprache und Nomenklatur, so dass ihre Bearbeitung zusätzliche Interpretation erfordert.
Akzeptanz von E-Mail und Instant Messaging
Entscheidungen über die Genehmigung von Dokumenten werden zwischen dem E-Mail-Posteingang, dem Blatt, dem Kommunikator und dem Telefon verstreut.
Fehler, Ausnahmen und Probleme mit KSeF
Wenn die Daten schlecht aufbereitet sind, geht das Dokument zurück, wartet oder blockiert weitere Personen, anstatt ohne Probleme weiterzugehen.
Umfang der Dienstleistung
Was genau ändert sich, wenn Sie Ihre Dokumente in Ordnung bringen?
Wir legen den gesamten Dokumenten-Workflow von der Ankunft im Unternehmen bis hin zur Abrechnung und Weiterbearbeitung fest. Auf diese Weise muss das Team nicht in verschiedenen Kisten nach Dateien suchen, muss dieselben Daten nicht mehrmals umschreiben und kann immer sehen, was als nächstes zu tun ist.
01
Eingabe von Dokumenten
Empfangen von Dokumenten aus E-Mails, PDFs, Fotos, Scans und anderen Quellen in einer strukturierten Prozessaufnahme.
02
Lesen von Daten ohne manuelle Transkription
Die wichtigsten Informationen aus dem Dokument werden automatisch vorgelesen, so dass das Team sie nicht von Grund auf neu eintippen muss.
03
Umgang mit ausländischen Dokumenten
Auch Dokumente aus anderen Ländern können ohne zusätzliches Chaos aussortiert und für die weitere Arbeit vorbereitet werden.
04
Annahmen und Status
Das Dokument wird an die richtigen Personen weitergeleitet, hat einen klaren Status und geht nicht verloren, selbst wenn Ausnahmen auftreten.
05
ERP, Buchhaltung und Integrationen
Ein Dokument beendet sein Leben nicht in einem Anhang. Es geht weiter dorthin, wo das Unternehmen tatsächlich daran arbeitet.
06
Vorbereitung auf KSeF und vollständige Statusprüfung
Sie sehen, was geprüft wurde, was zur Entscheidung ansteht und was für den nächsten Schritt bereit ist, auch im Rahmen von KSeF.
Wir können klein anfangen: mit der Bestellung am Eingang. Dann fügen wir Abnahmen, Abrechnungen und weitere Stufen hinzu, ohne alles auf einmal umzuwerfen.
Wie der Prozess aussieht
Vom Eingang des Dokuments bis zur Abrechnung ohne Ausfallzeiten und nach Freigabe laufen
Es geht nicht nur darum, die Datei zu lesen. Es geht darum, sicherzustellen, dass das Dokument das Unternehmen reibungslos durchläuft, niemanden behindert und nicht mehrmals zur Korrektur zurückkommt.
01
Eingabe von Dokumenten
Eine Rechnung, ein Beleg oder eine Rechnung wird per E-Mail, PDF, Scan, Foto oder aus einer anderen Quelle in den Prozess eingespeist.
02
Ablesen der Daten
Die wichtigsten Informationen werden aus dem Dokument extrahiert und ohne manuelle Eingabe für die weitere Arbeit vorbereitet.
03
Prüfen und bestellen
Wenn es sich um ein ausländisches oder nicht standardisiertes Dokument handelt, helfen wir dabei, es so zu gestalten, dass es sicher bearbeitet werden kann.
04
Annahmen und Status
Die richtigen Leute bekommen das Dokument, um zu entscheiden, und das Unternehmen sieht, ob etwas steht, zurückliegt oder auf den nächsten Schritt wartet.
05
ERP, Rechnungswesen und KSeF
Nach der Prüfung wird der Beleg ohne manuelle Datenübernahme an die Buchhaltung, das System oder die nächste Stufe weitergeleitet.
Auswirkungen und Nutzen
Was Sie davon haben, wenn Dokumente endlich wie ein Prozess und nicht wie ein Problem funktionieren
Die größte Veränderung ist nicht, dass das System etwas liest. Die größte Veränderung besteht darin, dass die Menschen aufhören, das Feuer um die Dokumente herum zu löschen, und das Unternehmen wieder an Tempo und Kontrolle gewinnt.
Weniger manuelle Arbeit
Das Team muss keine Daten aus PDFs, Scans, Fotos und fremden Dokumenten transkribieren, so dass es sich auf die inhaltliche Arbeit statt auf Routineaufgaben konzentrieren kann.
Weniger Fehler und Ausnahmen
Die automatische Erkennung und Standardisierung von Daten verringert die Zahl der Fehler und Probleme, die bei der manuellen Bearbeitung von Dokumenten entstehen.
Schnellere Arbeitsabläufe
Das Dokument gelangt schneller von der Eingabe zur Genehmigung, zur Buchhaltung und zu weiteren Prozessschritten, was die Arbeit des gesamten Teams beschleunigt.
Bessere Kontrolle der Status
Das Unternehmen kann sehen, wo sich das Dokument befindet, wer den nächsten Schritt tun sollte und wo eine Ausnahme oder Verzögerung aufgetreten ist.
Weniger Probleme mit KSeF und behördlichen Auflagen
Strukturierter Workflow, Datenvalidierung und Prozesskontrolle helfen, das Unternehmen besser auf die Anforderungen von digitalem Workflow und KSeF vorzubereiten.
Mehr Dokumente ohne Chaos
Bei einer größeren Anzahl von Dokumenten muss das Unternehmen die manuelle Arbeit nicht proportional zum Volumen erhöhen, da der Prozess stärker automatisiert und vorhersehbar ist.
Der wichtigste Effekt
Das Dokument ist nicht länger ein Problem, das jeder loswerden will, sondern ein strukturierter Teil der Arbeit des Unternehmens.
Für wen
Für welche Unternehmen eignen sich OCR-KI und strukturierte Dokumenten-Workflows am besten?
Dieser Dienst ist für Unternehmen gedacht, die die manuelle Arbeit mit Dokumenten reduzieren und das Lesen von Dokumenten mit Buchhaltung und KSeF kombinieren möchten. Die meisten Vorteile ergeben sich dort, wo Dokumente eine tägliche Belastung für das Team darstellen.
Unternehmen mit einer großen Anzahl von Dokumenten
Für Unternehmen, in denen täglich Rechnungen, Quittungen und Abrechnungen auftauchen und die betriebliche und buchhalterische Arbeit zu blockieren beginnen.
Unternehmen mit ausländischen Dokumenten
Für Teams, die mit Rechnungen von ausländischen Lieferanten arbeiten und Datenübersetzungen lesen, organisieren und bearbeiten müssen.
Unternehmen mit verteilten Arbeitsabläufen
Für Unternehmen, in denen Dokumente zwischen E-Mails, Boten, Blättern und verschiedenen Personen zirkulieren, ohne dass es einen einheitlichen Prozess oder Status gibt.
Unternehmen, die Beleglesung, Buchhaltung und KSeF kombinieren wollen
Für Unternehmen, die nicht für jede Phase separate Tools einsetzen wollen, sondern einen einzigen Prozess vom Eingang der Belege bis zur Buchung wünschen.
Diese Lösung ist sinnvoll, wenn...
- Die Dokumente erreichen das Unternehmen in verschiedenen Formaten,
- Das Team transkribiert die Daten manuell aus PDF-Dateien und Fotos,
- Es erscheinen polnische und ausländische Dokumente,
- es mangelt an Status, Akzeptanz und Prozesskontrolle,
- Das Unternehmen möchte Dokumente mit ERP, Buchhaltung oder KSeF verknüpfen.
FAQ
Die häufigsten Fragen zu OCR AI, Dokumenten und der Vorbereitung auf KSeF
Das sind die Fragen, die wir am häufigsten von Unternehmen hören, die der manuellen Transkription, der Suche nach Genehmigungen und dem Chaos um Dokumente überdrüssig sind.
Funktioniert der Dienst nur für Rechnungen oder auch für Quittungen und Rechnungen?
Der Dienst kann sich nicht nur auf Rechnungen, sondern auch auf Quittungen, Rechnungen und andere Kostendokumente beziehen, wenn diese Teil des Prozesses sind, den Sie organisieren möchten.
Liest AI auch ausländische Dokumente?
Ja, dies ist ein wichtiger Bereich dieser Dienstleistung. Der Prozess kann Dokumente von ausländischen Lieferanten, verschiedene Sprachen, Währungen und Dokumentenlayouts umfassen.
Können Dokumente übersetzt werden?
Ja, ausländische Dokumente können übersetzt und organisiert werden, um die weitere operative und buchhalterische Arbeit zu erleichtern.
Funktioniert es mit unserem ERP- oder Buchhaltungssystem?
Im Idealfall sollte das Dokument direkt in das System einfließen, mit dem das Unternehmen weiterarbeitet, z. B. in die Buchhaltung oder ein Online-Panel. Es reicht nicht aus, die Datei einfach nur zu lesen, wenn Sie anschließend alles manuell neu schreiben müssen.
Wird jedes Dokument direkt an KSeF weitergeleitet?
Nicht immer. In der Praxis muss je nach Art des Prozesses und des Dokuments zwischen dem Eingabedokument, dem internen Umlauf, der Validierung und nur den nachfolgenden KSeF-Aktivitäten unterschieden werden.
Was geschieht, wenn ein Dokument einen Fehler oder eine Ausnahme aufweist?
Ein gut durchdachter Dokumenten-Workflow sollte Ausnahmen, Fehler und Dokumente, die eine zusätzliche Entscheidung erfordern, berücksichtigen, anstatt sie der Kontrolle zu entziehen.
Können wir mit OCR und Dokumentenannahme beginnen, ohne vollständig in KSeF einzusteigen?
Ja. In vielen Unternehmen ist es sinnvoller, zunächst die Eingabe von Dokumenten, Genehmigungen und Daten zu regeln, bevor ein vollständiger KSeF-Prozess entwickelt wird.
Wie beginnt die Zusammenarbeit?
Meistens wird zunächst ermittelt, welche Arten von Dokumenten, Eingabequellen und Ausnahmen es gibt und wo das Unternehmen heute Zeit verliert. Erst auf dieser Grundlage wird eine neue Arbeitsweise vereinbart.
Können die Benutzer den Status des Dokuments sehen?
Ja. Der Status des Dokuments, das Annahmestadium und die Ausnahmen sollten für die zuständigen Personen im Unternehmen sichtbar sein.
Wenn Dokumente Ihr Unternehmen ausbremsen, zeigen wir Ihnen, wie Sie das verhindern können
Sie müssen nicht gleich ein großes Projekt umsetzen. Schauen Sie einfach, wo heute Zeit verloren geht, wer Dokumente manuell korrigiert und wie Sie dies in einen einfachen, kontrollierten Prozess umwandeln können.
Nach dem ersten Gespräch:
- werden wir zeigen, wo die Stunden heute entweichen und wo die meisten Fehler auftreten,
- Wir sagen Ihnen, wo Sie anfangen müssen, um den Unterschied schnell zu spüren,
- erstellen wir einen einfachen Plan für die Erledigung der Unterlagen, die Genehmigung und die weiteren Arbeiten.