Wdrożenie ERP

Jak wygląda wdrożenie ERP krok po kroku

Najpierw uruchamiamy obszar, który najszybciej daje Ci porządek w liczbach. Później rozszerzamy całość o sprzedaż, magazyn i integracje, bez wprowadzania zamieszania od pierwszego dnia.

Zobacz plan wdrożenia Porozmawiaj o zakresie

Najpierw porządek w liczbach, potem kolejne moduły. Dzięki temu zespół nie dostaje wszystkiego naraz.

Podejście fazowe

Dlaczego wdrożenie etapowe działa lepiej

Nie zaczynasz od wielkiej zmiany na całej firmie. Najpierw porządkujemy finanse i raportowanie, a kolejne funkcje uruchamiamy wtedy, gdy zespół jest już gotowy na następny krok.

Mniejsze ryzyko

Każdy etap sprawdzamy i odbieramy osobno. Jeśli coś wymaga poprawki, korygujemy to w jednym miejscu, zamiast destabilizować pracę całej firmy.

Szybsza gotowość operacyjna

Pierwszy działający obszar pojawia się po kilku tygodniach. Nie czekasz do końca całego projektu, żeby zobaczyć efekt i odzyskać kontrolę.

Łatwiejsza adaptacja zespołu

Zespół uczy się jednego obszaru naraz. Dzięki temu szkolenia są krótsze, bardziej praktyczne i łatwiej je od razu przełożyć na codzienną pracę.

Takie etapowe podejście najlepiej sprawdza się tam, gdzie firma już działa na kilku procesach jednocześnie i nie może sobie pozwolić na chaos w trakcie zmian.

Krok 1

Pierwszy krok: porządek w księgowości

Na początku ustawiamy to, co daje Ci szybki porządek: plan kont, dokumenty, rozliczenia i podstawowe raporty. Resztę odkładamy na później, żeby pierwszy efekt był szybki i czytelny.

Co ustawiamy na początku

Ustawiamy księgowość tak, żeby odpowiadała Twojemu planowi kont, sposobowi pracy i obowiązkom podatkowym.

  • Plan kont i konta główne oraz pomocnicze
  • Przejęcie historii i obrotów z poprzedniego systemu
  • Automatyczne generowanie dekretów z dokumentów
  • Podstawowe raporty podatkowe i bilans
  • Role użytkowników i uprawnienia dostępu

Co będzie gotowe po pierwszym kroku

Po zamknięciu pierwszego etapu masz już gotową bazę do spokojnej pracy:

  • Plan kont w systemie
  • Kody VAT i mapowanie podatkowe
  • Bilans i rachunek wyników
  • JPK_VAT i JPK_KH
  • Dostęp użytkowników do panelu klienta
  • Formalna akceptacja etapu

Ten pierwszy etap zwykle zamykamy w 1 tygodniu. Jeśli później chcesz przenieść szerszą historię albo dołożyć bardziej rozbudowane raporty, robimy to już po starcie w kolejnych krokach.

Etapy wdrożenia

Jak przechodzimy przez cały start

Każdy etap ma swój zakres, odbiór i jasny moment przejścia dalej. Nie rozciągamy startu na kilka frontów jednocześnie, bo wtedy najłatwiej o chaos.

01

Analiza i plan

Rozmawiamy o tym, jak firma działa dzisiaj, gdzie są zatory i od czego najlepiej zacząć. Kończymy z jasnym planem, a nie ogólną listą życzeń.

02

Uruchomienie księgowości

Start produkcji

Ustawiamy księgowość, przenosimy potrzebną historię, spinamy VAT i raporty, a potem sprawdzamy to na realnych sytuacjach z Twojej firmy.

03

Sprzedaż i zakupy

Porządkujemy sprzedaż i zakupy: dokumenty, akceptacje, limity i dane kontrahentów. Handel i księgowość mają w końcu patrzeć na te same liczby.

04

Magazyn i logistyka

Układamy magazyn i logistykę: stany, rezerwacje, przesunięcia i połączenia z zewnętrznymi narzędziami. Towar ma zgadzać się z dokumentami i finansami.

05

Testy i szkolenia

Sprawdzamy codzienne scenariusze pracy, poprawiamy ustawienia i szkolimy ludzi dokładnie z tego, czego będą używać po starcie.

06

Start produkcyjny i wsparcie

KSeF · JPK · GUS · VIES

Przechodzicie na codzienną pracę w systemie, a my pilnujemy stabilizacji, reagujemy na problemy i pomagamy spokojnie przejść przez pierwsze tygodnie.

Pierwszy działający obszar pojawia się zwykle po 1 tygodniu. Następne kroki układamy w tempie, które zespół jest w stanie realnie przyjąć bez chaosu.

Każdy krok ma konkretny celFormalna akceptacja przed przejściem dalejWsparcie i monitoring po każdym starcie
Zaprojektuj swoje wdrożenie
Dalsze moduły

Co uruchamiamy później

Kiedy księgowość działa już pewnie, uruchamiamy kolejne obszary w takim tempie, jakie firma jest w stanie spokojnie przyjąć. Każdy z nich ma osobny zakres i sens biznesowy.

Sprzedaż i zakupy

Pełna obsługa dokumentów handlowych z automatycznym przepływem do księgowości.

  • Faktury sprzedaży i zamówienia
  • Zlecenia zakupowe i faktury kosztowe
  • Limity kredytowe i ścieżka akceptacji
  • Integracja z VAT, GUS i VIES

Magazyn i logistyka

Zarządzanie stanami, przepływami i realizacją zamówień.

  • Magazyny, strefy i lokalizacje
  • Stany, rezerwacje i transfery
  • Integracja z WMS
  • Realizacja i wysyłka zamówień

Integracje i automatyzacja

Połączenia z zewnętrznymi narzędziami i automatyzacje tam, gdzie zespół dziś robi za dużo ręcznie.

  • KSeF i wysyłka faktur
  • JPK i wymagane raporty
  • Automatyzacja obiegu pracy
  • API i połączenia z innymi systemami

Portale i rozszerzenia

Rozbudowa systemu o portal, narzędzia operacyjne i integracje potrzebne w codziennej pracy.

  • Panel klienta online
  • Dodatkowe funkcje systemowe
  • Połączenia z marketplace i sklepami
  • Akeneo, OCR i obieg dokumentów

Każdy z tych obszarów uruchamiamy osobno, z własnym zakresem i terminem. Dzięki temu nie dokładacie sobie zbyt wiele naraz.

Podział ról

Jak pracujemy po obu stronach projektu

To działa najlepiej wtedy, gdy obie strony wiedzą, za co odpowiadają. My prowadzimy całość po stronie systemu, a po Twojej stronie potrzebne są decyzje i ludzie, którzy znają realną pracę firmy.

LevelUp Finance

Bierzemy na siebie stronę systemową, organizację pracy i dowiezienie kolejnych etapów.

  • Analiza procesów i projektowanie rozwiązania
  • Konfiguracja i parametryzacja Standard ERP
  • Integracje techniczne i testy
  • Szkolenia użytkowników
  • Wsparcie i monitoring po uruchomieniu

Twoja firma

Po Twojej stronie są decyzje biznesowe, dostęp do danych i udział osób, które naprawdę znają procesy.

  • Decyzje o procesach i zasadach biznesowych
  • Dostęp do danych historycznych
  • Udział kluczowych użytkowników
  • Akceptacja kolejnych etapów
  • Zgłaszanie korekt i uwag

Jasny podział ról skraca czas wdrożenia i zmniejsza ryzyko opóźnień.

Zarządzanie ryzykiem

Jak ograniczamy ryzyko wdrożenia

Problemy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy projekt rośnie bez kontroli i nikt nie zatrzymuje się na testy. Dlatego od początku pilnujemy kilku prostych zasad.

Jasny zakres na wejściu

Przed każdym etapem definiujemy zakres, wyłączenia i kryteria akceptacji. Zakres nie rośnie bez kontroli.

Etapowe uruchomienie

Każdy obszar przechodzi własne ustawienie, sprawdzenie i odbiór. Nie przechodzimy dalej, dopóki poprzedni krok nie działa pewnie.

Testy przed startem

Najpierw sprawdzamy pracę na danych próbnych, potem na wersji zbliżonej do codziennej pracy. Dzięki temu dzień startu nie zamienia się w improwizację.

Wsparcie po każdym uruchomieniu

Po starcie każdego etapu prowadzimy aktywny monitoring. Nie zostawiamy klienta bez wsparcia po uruchomieniu pracy.

Tam, gdzie zmiany są rozpisane krok po kroku, zespół szybciej przyzwyczaja się do nowego sposobu pracy i rzadziej pojawiają się kosztowne poprawki.

Efekt wdrożenia

Co zyskujesz po wdrożeniu

Efekt ma być widoczny nie w prezentacji, tylko w codziennej pracy firmy. Już po pierwszym etapie widać, gdzie znika ręczna robota i skąd biorą się lepsze liczby.

Porządek danych

Jeden system prawdy dla księgowości, sprzedaży, magazynu i integracji. Koniec z rozbieżnościami między arkuszami a systemem.

Mniej ręcznych działań

To, co wcześniej było przepisywaniem, sprawdzaniem i poprawianiem, zaczyna działać w tle. Zespół wraca do pracy, która naprawdę wymaga decyzji.

Szybsze decyzje

Dane finansowe, sprzedażowe i magazynowe dostępne w jednym miejscu i czasie. Panel klienta 24/7.

Większa przewidywalność

Jasny obraz stanu firmy zamiast reaktywnego zarządzania. Wiesz, co się dzieje, zanim pojawi się problem.

FAQ

Pytania o przebieg wdrożenia

Najczęstsze pytania przed podjęciem decyzji o wdrożeniu ERP.

Ile trwa całe wdrożenie?
Czas zależy od zakresu. Sam start księgowości uruchamiamy zwykle w 1 tydzień, a pełniejszy zakres z magazynem i integracjami dokładamy później etapami. Dzięki temu nie czekasz miesiącami, żeby zobaczyć pierwszy efekt.
Czy podczas wdrożenia muszę zatrzymywać pracę firmy?
Nie. Zmiany prowadzimy równolegle do bieżącej pracy firmy. Najpierw sprawdzamy wszystko w bezpiecznej wersji roboczej, a dopiero potem przenosimy kolejne obszary do codziennej pracy.
Czy można prowadzić przez jakiś czas oba systemy?
Tak, wspieramy prowadzenie przejściowe w dwóch systemach przez określony czas. Ustalamy cut-off date i zakres danych przeniesionych — tak żeby przejście było kontrolowane.
Skąd wiem, że dane z poprzedniego systemu trafią prawidłowo?
Już na początku ustalamy, które dane przenosimy i jak je sprawdzimy. Zanim ruszy codzienna praca, wszystko przechodzi pełne testy i odbiór.
Co się dzieje po uruchomieniu?
Prowadzimy aktywne wsparcie po uruchomieniu — monitoring operacyjny, korekty konfiguracji, szkolenia uzupełniające i stały dostęp do panelu klienta. To długoterminowa współpraca, nie jednorazowe zlecenie.

Inne pytanie? Napisz lub zadzwoń — odpowiemy zanim zdecydujesz.

Porozmawiaj o zakresie wdrożenia
Gotowi na start

Zaprojektuj swoje wdrożenie od księgowości

Nie trzeba ruszać całej firmy naraz. Możemy zacząć od księgowości, uporządkować liczby i dopiero potem uruchamiać kolejne obszary w tempie, które będzie dla Was realne.

Zaprojektuj wdrożenie od księgowości Porozmawiaj o zakresie
Zmiana bez chaosu po stronie zespołu Szybki efekt już po pierwszym etapie System rozwijany razem z firmą