Dokumenty z wielu źródeł i formatów
PDF-y, zdjęcia, skany, załączniki mailowe i pliki od dostawców trafiają do firmy bez jednego standardu wejścia.
Usługa / AI OCR, KSeF i obieg dokumentów
Dokumenty przestają krążyć po mailach i w końcu trafiają tam, gdzie trzeba
Jeśli faktury, paragony i rachunki przychodzą z wielu miejsc, ludzie ręcznie przepisują dane, a status dokumentu jest zagadką, to właśnie to porządkujemy. Dokument wpada do jednego procesu, jest odczytywany, kierowany do właściwej osoby i przekazywany dalej bez gonienia za plikami.
Faktury polskie i zagraniczne, paragony, rachunki, akceptacje i przygotowanie do KSeF bez ręcznego chaosu
Problem / chaos dokumentów
Problem nie zaczyna się przy KSeF, tylko wcześniej — przy chaotycznym obiegu dokumentów
W wielu firmach dokument wpada do maila, potem do PDF-a, potem do kolejnej osoby, a na końcu ktoś i tak przepisuje go ręcznie. Im większa skala, tym więcej opóźnień, pomyłek i pytań: kto to ma sprawdzić, gdzie to jest i czy można już działać dalej.
Ręczne przepisywanie danych
Zespół przepisuje kwoty, daty, numery dokumentów, kontrahentów i pozycje, co zabiera czas i zwiększa liczbę pomyłek.
Brak statusu i kontroli procesu
Firma nie wie, czy dokument został odczytany, zaakceptowany, zaksięgowany, odrzucony czy przygotowany do dalszego kroku.
Faktury zagraniczne i różne języki
Dokumenty od dostawców zagranicznych mają różne układy, waluty, języki i nazewnictwo, więc ich obsługa wymaga dodatkowej interpretacji.
Akceptacje w mailu i komunikatorach
Decyzje o zatwierdzeniu dokumentu są rozproszone między skrzynką mailową, arkuszem, komunikatorem i telefonem.
Błędy, wyjątki i problemy z KSeF
Gdy dane są źle przygotowane, dokument wraca, czeka albo blokuje kolejne osoby, zamiast przejść dalej bez problemu.
Zakres usługi
Co dokładnie zmienia się po uporządkowaniu dokumentów
Układamy cały obieg dokumentu od chwili, gdy trafia do firmy, aż do księgowości i dalszej pracy. Dzięki temu zespół nie szuka plików po skrzynkach, nie przepisuje tych samych danych kilka razy i zawsze widzi, co jest dalej do zrobienia.
01
Wejście dokumentów
Przyjmowanie dokumentów z maila, PDF-ów, zdjęć, skanów i innych źródeł w jednym uporządkowanym wejściu procesu.
02
Odczyt danych bez ręcznego przepisywania
Najważniejsze informacje z dokumentu są odczytywane automatycznie, żeby zespół nie musiał wpisywać ich od zera.
03
Obsługa dokumentów zagranicznych
Dokumenty z innych krajów też można uporządkować i przygotować do dalszej pracy bez dodatkowego chaosu.
04
Akceptacje i statusy
Dokument trafia do właściwych osób, ma czytelny status i nie ginie po drodze, nawet gdy pojawiają się wyjątki.
05
ERP, księgowość i integracje
Dokument nie kończy życia w załączniku. Trafia dalej tam, gdzie firma naprawdę na nim pracuje.
06
Przygotowanie do KSeF i pełna kontrola statusu
Widzisz, co zostało sprawdzone, co czeka na decyzję i co jest gotowe do kolejnego kroku, także w kontekście KSeF.
Możemy zacząć mało: od porządku na wejściu. Potem dokładamy akceptacje, księgowość i dalsze etapy bez wywracania wszystkiego naraz.
Jak wygląda proces
Od wpływu dokumentu do księgowości bez przestojów i biegania za akceptacją
Tu nie chodzi tylko o odczyt pliku. Chodzi o to, żeby dokument płynnie przechodził przez firmę, nie blokował ludzi i nie wracał kilka razy do poprawki.
01
Wejście dokumentu
Faktura, paragon albo rachunek trafia do procesu z maila, PDF-u, skanu, zdjęcia albo innego źródła.
02
Odczyt danych
Najważniejsze informacje są wyciągane z dokumentu i przygotowane do dalszej pracy bez ręcznego wpisywania.
03
Sprawdzenie i uporządkowanie
Jeśli dokument jest zagraniczny albo niestandardowy, pomagamy go ułożyć tak, żeby można było bezpiecznie pracować dalej.
04
Akceptacje i statusy
Właściwe osoby dostają dokument do decyzji, a firma widzi, czy coś stoi, wróciło albo czeka na kolejny ruch.
05
ERP, księgowość i KSeF
Po sprawdzeniu dokument idzie dalej do księgowości, systemu albo kolejnego etapu bez ręcznego przenoszenia danych.
Efekty i korzyści
Co zyskujesz, gdy dokumenty w końcu zaczynają działać jak proces, a nie jak problem
Największa zmiana nie polega na tym, że system coś odczyta. Największa zmiana jest taka, że ludzie przestają gasić pożary wokół dokumentów, a firma odzyskuje tempo i kontrolę.
Mniej pracy ręcznej
Zespół nie musi przepisywać danych z PDF-ów, skanów, zdjęć i dokumentów zagranicznych, więc może skupić się na pracy merytorycznej zamiast na rutynowych czynnościach.
Mniej błędów i wyjątków
Automatyczne rozpoznawanie i ujednolicenie danych ogranicza liczbę pomyłek oraz problemów wynikających z ręcznej obsługi dokumentów.
Szybszy obieg dokumentów
Dokument szybciej przechodzi od wejścia do akceptacji, księgowości i dalszych kroków procesu, co przyspiesza pracę całego zespołu.
Lepsza kontrola statusów
Firma widzi, gdzie znajduje się dokument, kto powinien wykonać kolejny krok i gdzie pojawił się wyjątek albo opóźnienie.
Mniej problemów przy KSeF i wymaganiach urzędowych
Uporządkowany obieg, walidacja danych i kontrola procesu pomagają lepiej przygotować firmę do wymagań związanych z cyfrowym obiegiem i KSeF.
Więcej dokumentów bez chaosu
Przy większej liczbie dokumentów firma nie musi zwiększać pracy ręcznej proporcjonalnie do wolumenu, bo proces jest bardziej zautomatyzowany i przewidywalny.
Najważniejszy efekt
Dokument przestaje być problemem, którego każdy chce się pozbyć, a zaczyna być uporządkowaną częścią pracy firmy.
Dla kogo
Dla jakich firm najlepiej sprawdza się OCR AI i uporządkowana praca z dokumentami
Ta usługa jest dla firm, które chcą ograniczyć ręczną pracę przy dokumentach i połączyć ich odczyt z księgowością oraz KSeF. Najwięcej zyskują tam, gdzie dokumenty są codziennym obciążeniem dla zespołu.
Firmy z dużą liczbą dokumentów
Dla organizacji, w których faktury, paragony i rachunki pojawiają się codziennie i zaczynają blokować pracę operacyjną oraz księgową.
Firmy z dokumentami zagranicznymi
Dla zespołów, które pracują z fakturami od zagranicznych dostawców i potrzebują odczytu, uporządkowania oraz roboczego tłumaczenia danych.
Firmy z rozproszonym obiegiem dokumentów
Dla firm, w których dokumenty krążą między mailem, komunikatorami, arkuszami i różnymi osobami bez jednego procesu i statusów.
Firmy, które chcą połączyć odczyt dokumentów, księgowość i KSeF
Dla organizacji, które nie chcą wdrażać osobnych narzędzi do każdego etapu, tylko mieć jeden proces od wpływu dokumentu do księgowania.
To rozwiązanie ma sens, jeśli…
- dokumenty trafiają do firmy w wielu formatach,
- zespół ręcznie przepisuje dane z PDF-ów i zdjęć,
- pojawiają się dokumenty polskie i zagraniczne,
- brakuje statusów, akceptacji i kontroli procesu,
- firma chce połączyć dokumenty z ERP, księgowością albo KSeF.
FAQ
Najczęstsze pytania o OCR AI, dokumenty i przygotowanie do KSeF
To są pytania, które najczęściej słyszymy od firm zmęczonych ręcznym przepisywaniem, gonieniem za akceptacją i chaosem wokół dokumentów.
Czy usługa działa tylko dla faktur, czy także dla paragonów i rachunków?
Usługa może obejmować nie tylko faktury, ale także paragony, rachunki i inne dokumenty kosztowe, jeśli są częścią procesu, który chcemy uporządkować.
Czy AI odczytuje także dokumenty zagraniczne?
Tak, to jeden z ważnych obszarów tej usługi. Proces może obejmować dokumenty od zagranicznych dostawców, różne języki, waluty i układy dokumentów.
Czy dokumenty mogą być tłumaczone?
Tak, dokumenty zagraniczne mogą być roboczo tłumaczone i porządkowane tak, aby ułatwić dalszą pracę operacyjną i księgową.
Czy to działa z naszym ERP lub systemem księgowym?
Najlepiej, gdy dokument od razu trafia do systemu, w którym firma dalej pracuje, na przykład do księgowości albo panelu online. Sam odczyt pliku nie wystarczy, jeśli potem trzeba wszystko przepisywać ręcznie.
Czy każdy dokument trafia od razu do KSeF?
Nie zawsze. W praktyce trzeba rozróżnić dokument wejściowy, obieg wewnętrzny, walidację i dopiero późniejsze działania związane z KSeF, zależnie od rodzaju procesu i dokumentu.
Co się dzieje, gdy dokument ma błąd albo wyjątek?
Dobrze ułożona praca z dokumentami powinna uwzględniać wyjątki, błędy i dokumenty wymagające dodatkowej decyzji, zamiast zostawiać je poza kontrolą.
Czy możemy zacząć od OCR i akceptacji dokumentów bez pełnego wejścia w KSeF?
Tak. W wielu firmach rozsądniej jest najpierw uporządkować wejście dokumentów, akceptacje i dane, a dopiero potem rozwijać pełny proces związany z KSeF.
Jak wygląda start współpracy?
Najczęściej zaczyna się od rozpoznania typów dokumentów, źródeł wejścia, wyjątków i miejsc, w których dziś firma traci czas. Dopiero na tej podstawie układa się nowy sposób pracy.
Czy użytkownicy widzą status dokumentu?
Tak. Status dokumentu, etap akceptacji i wyjątki powinny być widoczne dla odpowiednich osób w firmie.
Jeśli dokumenty dziś spowalniają firmę, pokażemy Ci, jak to zatrzymać
Nie musisz od razu wdrażać wielkiego projektu. Wystarczy zobaczyć, gdzie dziś ginie czas, kto ręcznie poprawia dokumenty i jak zamienić to w prosty, kontrolowany proces.
Po pierwszej rozmowie:
- pokażemy, gdzie dziś uciekają godziny i gdzie pojawia się najwięcej błędów,
- powiemy, od czego warto zacząć, żeby szybko poczuć różnicę,
- rozpiszemy prosty plan uporządkowania dokumentów, akceptacji i dalszej pracy.