Документи з різних джерел і форматів
PDF-файли, фотографії, скани, вкладення електронної пошти та файли від постачальників надходять до компанії без єдиного стандарту введення.
Сервіс / ШІ OCR, KSeF і робочий процес
Документи перестають циркулювати поштою і потрапляють туди, де їм потрібно
Якщо рахунки-фактури, квитанції та рахунки надходять з різних місць, люди вручну переписують дані, а статус документа залишається загадкою, ми з цим розбираємося. Документ потрапляє в один процес, зчитується, перенаправляється до потрібної людини і передається далі, не ганяючись за файлами.
Польські та іноземні рахунки-фактури, квитанції, рахунки, акцепти та підготовка до KSeF без ручного хаосу
Проблемний / документальний хаос
Проблема починається не в KSeF, а раніше - з хаотичного документообігу
У багатьох компаніях документ потрапляє в електронну пошту, потім у PDF, потім до наступної людини, і врешті-решт хтось переписує його від руки. Чим більший масштаб, тим більше затримок, плутанини та запитань: хто має його перевірити, де він знаходиться і чи можна рухатися далі.
Ручна транскрипція даних
Команда переписує суми, дати, номери документів, контрагентів і позиції, що забирає час і збільшує кількість помилок.
Відсутність контролю за станом та процесами
Компанія не знає, чи був документ прочитаний, прийнятий, відправлений, відхилений або підготовлений до наступного кроку.
Іноземні рахунки-фактури та різні мови
Документи від іноземних постачальників мають різні макети, валюти, мови та номенклатуру, тому робота з ними вимагає додаткового перекладу.
Прийом електронної пошти та миттєвих повідомлень
Рішення про затвердження документів розкидані між електронною поштовою скринькою, аркушем, комунікатором і телефоном.
Помилки, винятки та проблеми з KSeF
Коли дані погано підготовлені, документ повертається назад, чекає або блокує більше людей, замість того, щоб рухатися далі без проблем.
Обсяг послуг
Що саме змінюється, коли ви впорядковуєте свої документи
Ми прописуємо весь документообіг від моменту надходження документа до компанії, аж до бухгалтерії та подальшої роботи. Таким чином, команда не шукає файли по різних ящиках, не переписує одні й ті ж дані по кілька разів і завжди бачить, що потрібно робити далі.
01
Введення документів
Отримання документів з електронної пошти, PDF-файлів, фотографій, сканів та інших джерел в одному структурованому вхідному процесі.
02
Зчитування даних без ручної транскрипції
Найважливіша інформація з документа зчитується автоматично, щоб команді не довелося вводити її з нуля.
03
Робота з іноземними документами
Документи з інших країн також можуть бути відсортовані та підготовлені до подальшої роботи без додаткового хаосу.
04
Прийняття та статуси
Документ потрапляє до потрібних людей, має чіткий статус і не губиться в дорозі, навіть якщо трапляються винятки.
05
ERP, бухгалтерський облік та інтеграції
Документ не закінчує своє життя в додатку. Він продовжує свою роботу там, де компанія над ним працює.
06
Підготовка до KSeF та повна перевірка статусу
Ви бачите, що перевірено, що чекає на рішення і що готове до наступного кроку, в тому числі в контексті KSeF.
Ми можемо почати з малого: з порядку на вході. Потім додаємо приймання, облік і подальші етапи, не перевертаючи все одразу.
Як виглядає процес
Від отримання документа до обліку без простоїв і запуску після затвердження
Йдеться не лише про те, щоб прочитати файл. Потрібно переконатися, що документ проходить через компанію безперешкодно, не блокує людей і не повертається кілька разів, щоб його виправили.
01
Введення документа
Рахунок-фактура, квитанція або рахунок потрапляє в процес з електронної пошти, PDF-файлу, скану, фотографії або іншого джерела.
02
Зчитування даних
Найважливіша інформація витягується з документа і готується для подальшої роботи без ручного набору тексту.
03
Перевірте та замовте
Якщо документ іноземний або нестандартний, ми допомагаємо оформити його так, щоб з ним було безпечно працювати.
04
Прийняття та статуси
Потрібні люди отримують документ для прийняття рішення, і компанія бачить, чи стоїть щось на місці, чи відстає, чи чекає наступного кроку.
05
ERP, бухгалтерський облік та KSeF
Після перевірки документ переходить до бухгалтерії, системи або на наступний етап без ручного перенесення даних.
Ефекти та переваги
Що ви отримуєте, коли документообіг нарешті починає працювати як процес, а не як проблема
Найбільша зміна полягає не в тому, що система щось зчитує. Найбільша зміна полягає в тому, що люди перестають гасити пожежі навколо документів, а компанія відновлює швидкість і контроль.
Менше ручної роботи
Команді не потрібно переписувати дані з PDF-файлів, сканів, фотографій та іноземних документів, тому вони можуть зосередитися на змістовній роботі, а не на рутинних завданнях.
Менше помилок і винятків
Автоматичне розпізнавання та стандартизація даних зменшує кількість помилок і проблем, що виникають при ручній обробці документів.
Прискорення робочих процесів
Документ швидше проходить шлях від введення до затвердження, обліку та подальших етапів процесу, прискорюючи роботу всієї команди.
Кращий контроль статусів
Компанія може бачити, де знаходиться документ, хто повинен зробити наступний крок і де стався виняток або затримка.
Менше проблем з KSeF та офіційними вимогами
Структурований документообіг, перевірка даних та контроль процесів допомагають краще підготувати компанію до вимог цифрового документообігу та KSeF.
Більше документів без хаосу
З більшою кількістю документів компанії не потрібно збільшувати ручну роботу пропорційно до обсягу, оскільки процес є більш автоматизованим і передбачуваним.
Найважливіший ефект
Документ перестає бути проблемою, якої всі хочуть позбутися, і починає бути структурованою частиною роботи компанії.
Для кого
Для яких компаній штучний інтелект OCR і структурований документообіг працюють найкраще
Ця послуга для компаній, які хочуть скоротити ручну роботу з документами та поєднати читання документів з бухгалтерським обліком і KSeF. Особливо корисно там, де документи є щоденним тягарем для команди.
Компанії з великою кількістю документів
Для організацій, де рахунки, квитанції та платіжки з'являються щодня і починають блокувати операційну та бухгалтерську роботу.
Компанії з іноземними документами
Для команд, які працюють з рахунками-фактурами від закордонних постачальників і яким потрібно читати, організовувати та працювати з перекладом даних.
Компанії з розподіленими робочими процесами
Для компаній, де документи циркулюють між електронними листами, месенджерами, аркушами та різними людьми без єдиного процесу чи статусу.
Компанії, які хочуть поєднати читання документів, бухгалтерський облік та KSeF
Для організацій, які не хочуть впроваджувати окремі інструменти для кожного етапу, а хочуть мати єдиний процес від отримання документа до його відправлення.
Це рішення має сенс, якщо...
- документи надходять до компанії в різних форматах,
- Команда вручну переписує дані з PDF-файлів та фотографій,
- З'являються польські та іноземні документи,
- бракує статусу, визнання та контролю над процесом,
- Компанія хоче пов'язати документи з ERP, бухгалтерією або KSeF.
ПОШИРЕНІ ЗАПИТАННЯ
Найпоширеніші запитання про штучний інтелект OCR, документи та підготовку до KSeF
Саме такі питання ми найчастіше чуємо від компаній, які втомилися від ручної транскрипції, гонитви за погодженнями та хаосу навколо документів.
Послуга працює лише з інвойсами чи також з квитанціями та рахунками?
Послуга може охоплювати не лише рахунки-фактури, але й квитанції, рахунки та інші документи, якщо вони є частиною процесу, який ви хочете організувати.
Чи читає ШІ іноземні документи?
Так, це один з важливих напрямків цієї послуги. Процес може включати документи від іноземних постачальників, різні мови, валюти та макети документів.
Чи можна перекладати документи?
Так, іноземні документи можуть бути перекладені та систематизовані для полегшення подальшої операційної та бухгалтерської роботи.
Чи працює вона з нашою ERP-системою або системою бухгалтерського обліку?
В ідеалі, документ повинен потрапляти безпосередньо в систему, в якій компанія продовжує працювати, наприклад, в бухгалтерію або онлайн-панель. Просто прочитати файл недостатньо, якщо потім доведеться переписувати все вручну.
Чи всі документи надходять одразу до KSeF?
Не завжди. На практиці слід розрізняти вхідний документ, внутрішній документообіг, валідацію і лише подальшу діяльність KSeF, залежно від типу процесу та документа.
Що відбувається, коли в документі є помилка або виняток?
Добре налагоджений документообіг має враховувати винятки, помилки та документи, що потребують додаткового рішення, а не залишати їх без контролю.
Чи можемо ми почати з розпізнавання тексту та приймання документів без повного входження в KSeF?
Так, у багатьох компаніях доцільніше спочатку розібратися з введенням документів, погодженнями та даними, перш ніж розробляти повний процес, пов'язаний з KSeF.
Як починається співпраця?
Найчастіше він починається з визначення типів документів, джерел вхідних даних, винятків і того, де компанія втрачає час сьогодні. Лише на цій основі організовується новий спосіб роботи.
Чи можуть користувачі бачити статус документа?
Так, статус документа, стадія прийняття та винятки повинні бути видимими для відповідних людей в компанії.
Якщо сьогодні документи гальмують ваш бізнес, ми підкажемо, як це зупинити
Вам не потрібно одразу впроваджувати величезний проект. Просто подивіться, де сьогодні втрачається час, хто вручну виправляє документи і як перетворити це на простий, контрольований процес.
Після першої співбесіди:
- ми покажемо, куди сьогодні тікає час і де трапляється найбільше помилок,
- ми підкажемо, з чого почати, щоб швидко відчути різницю,
- ми складемо простий план впорядкування документів, узгодження та подальшої роботи.